QUẢN TRỊ NHÂN SỰ THEO KPI ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU ĐỀ RA

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ THEO KPI ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU ĐỀ RA

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp quản trị bằng cách lượng hóa hiệu quả làm việc của một nhân viên theo một khoảng thời gian. Hiểu rõ cách xây dựng KPI sẽ giúp quản trị rành mạch, thông suốt. Các tổ chức, cơ quan thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. Ở mức cao, KPI tập trung vào chỉ số, mục tiêu chung của toàn đơn vị. Ở mức thấp, KPI sử dụng cho hệ thống quy trình, phòng ban đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

Việc áp dụng KPI qua đó sẽ theo dõi được hiệu suất của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác, đề ra lương, thưởng, kỷ luật phù hợp. Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng. Đối với nhân viên sẽ hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra; tạo được động lực làm việc, hướng tới mục tiêu, phát hiện những khiếm khuyết, chậm tiến độ thực hiện để cải thiện kịp thời.

Các nhà quản lý lưu ý, chỉ số trong KPI phải là những chỉ số thời sự quan trọng; phải được xây dựng và theo dõi dựa trên những mục tiêu có tính chiến lược của từng phòng, ban, đơn vị. Nếu xây dựng, đánh giá KPI sai, không ăn khớp với mục tiêu cụ thể có thể làm đơn vị lãng phí nguồn lực, không đem lại kết quả như kỳ vọng.

Sau khi xây dựng KPI kết quả cuối cùng, cần xây dựng những chỉ số KPI bổ sung thêm; ví dụ tăng lượng kế hoạch 20% trong năm, cần đưa ra thêm 3 dịch vụ mới được cung cấp trong năm. Các chỉ số KPI cần có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ, đảm bảo kết quả đầu ra như mong đợi. Trong quá trình triển khai chỉ số đánh giá được tối ưu lại để đảm bảo nhân viên có thể xử lý được công việc hợp lý, hiệu quả. Đối với những công việc có sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu..do mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại vì vậy không áp dụng KPI mà sử dụng chỉ số OKR. Các bộ phận quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng, ban và cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng để tránh chủ quan. Sau khi thống nhất được KPI, mục tiêu của các phòng, ban, tiếp theo cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc dựa trên SMART.

Mục tiêu phải cụ thể (Specific) để nhân viên biết mình phải làm gì, làm như thế nào để đạt hiệu quả mong muốn. Chỉ số đo lường được (Measurable) kết quả thực hiện công việc có ý nghĩa. Các chỉ số KPI nếu không đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt dù cố gắng hết sức, làm chán nản, mệt mỏi, thiếu động lực làm việc. Đối với Time-bound là hạn định cụ thể, làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành để kiểm soát được chính việc họ đang làm.

Các phòng, ban khác nhau thì chỉ số KPI sẽ khác nhau vì KPI xác định dựa trên tiêu chí đo lường được nên phải có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Có 3 nhóm chính là: Thứ nhất tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung; Thứ hai tốn ít thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc /và tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung và thứ ba tốn ít thời gian thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung. Tùy mức độ quan trọng sẽ có tỷ lệ 50%, 30% và 20%. Để đánh giá mức hoàn thành của một nhân viên có bộ 3 KPI gồm cả 3 thành phần trên; từ đó người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mức lương, thưởng nhất định. Thông thường có đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá, khách quan và toàn diện bằng cách phối hợp ý kiến của lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân người lao động.

KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian; có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng hãy duy trì bộ KPI này ít nhất trong một năm.

Việc áp dụng quản trị nhân sự theo KPI giúp có phương pháp để điều chỉnh đánh giá trong một cơ quan, đơn vị. KPI giúp đánh giá hiệu quả quản lý nhân sự, tỷ lệ vòng đời của một vị trí bất kỳ trong công ty, đơn vị. Tỷ lệ vòng đời của một vị trí bằng tổng thời gian phục vụ của vị trí đó/tổng số nhân viên làm vị trí đó; từ đó tính vòng đời cho toàn công ty. Đối với một bộ phận vòng đời thấp, một phần có thể do cách quản lý của từng bộ phận đã không giữ được nhân sự ở lại lâu hơn. Đối với tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ nếu quá thấp cần phải chú ý là do lãnh đạo đánh giá quá khắt khe hoặc ngược lại cũng cần xem xét./.

Hồng Sơn